Numérisation de documents
L’article 2982.1 C.c.Q. permet la présentation d’un document résultant d’un transfert d’information vers un support technologique par les quatre professionnels suivants : avocats, notaires, arpenteurs-géomètres et huissiers. Il suffit de numériser la réquisition d’inscription et/ou les documents qui l’accompagnent et d’attester, sur le formulaire que l’officier ou l’officière rend disponible, que le document résultant du transfert comporte la même information que le document source et que son intégrité est assurée. Cette attestation est intégrée directement au parcours lors de la présentation d’une réquisition d’inscription.
Exigences
Certaines exigences doivent être respectées lors de la numérisation d’un document :
- Format acceptable pour les documents numérisés : PDF/A (1, 2 ou 3). L’utilisation du format PDF/A (1, 2 ou 3) répond à une norme internationale, la norme ISO 19005-1:2005, dont l’objectif est d’assurer la pérennité des documents. Le format PDF/A (1, 2 ou 3) permet de conserver, de façon intégrale, l’aspect original des documents.
- Pages : toutes doivent avoir le même format, soit 81/2 x 14 (légal) ou 81/2 x 11 (lettre). Les pages doivent être numérisées en ordre consécutif et dans le même sens (art. 34 du Règlement sur la publicité foncière (RPF)).
- Taille maximale de chaque document (principal ou additionnel) : 20 megs.
- Nombre de points par pouce (PPP) : minimum 200; maximum 1 200.
- Numérisation recommandée : en noir et blanc.
- Numérisation couleur, si requise : 256 couleurs au maximum (32 bits).
- Vérification à faire : clarté, netteté, lisibilité, qualité de l’image et intégrité du document (art. 33 du RPF; art. 17 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LCCJTI)).
Numériseur
Le professionnel ou la professionnelle doit s’assurer que le logiciel fourni avec le numériseur permet de numériser un document papier et de l’enregistrer dans le format PDF/A (1, 2 ou 3), sans autre manipulation. Si le logiciel fourni ne permet pas de numériser ni de sauvegarder en PDF/A (1, 2 ou 3), un logiciel qui permet de faire cette opération devra être installé.
Le professionnel ou la professionnelle doit conserver le manuel d’instruction du numériseur et du logiciel de numérisation utilisés, afin d’obtenir les garanties que le procédé de transfert est censé offrir, notamment au regard de l’intégrité du document (art. 17 de la LCCJTI).
