Précisions concernant la production des fichiers de la requête

Charlesbourg, le 18 novembre 1997 - La Direction générale du cadastre (DGC) désire préciser à sa clientèle certaines étapes de production d'une requête d'opération cadastrale. Les sujets abordés sont :

• Le module d'impression certifiée (MIC),
• Le cadastre vertical,
• Les lots de contexte,
• Le fichier des données descriptives (document joint) et
• Les agrandissements.

Le module d'impression certifiée (mic)

À quelques reprises, la Direction de l'enregistrement cadastral (DEC) a dû refuser le dépôt de fichiers préparés par les arpenteurs-géomètres parce le code MIC de ceux-ci était invalide.

Rappelons que le MIC est un programme informatique qui permet de marquer d'un code (code MIC) les fichiers de la requête avant l'impression de la version écrite de ceux-ci.

L'utilisation du module d'impression certifiée (MIC) permet à la DEC, si la procédure a été suivie, de s'assurer de l'équivalence entre l'exemplaire informatique et la version écrite des documents cadastraux. Chacun des fichiers composant la requête doit être marqué d'un code MIC distinct. Cependant le MIC génère un seul code MIC pour l'ensemble des fichiers constituant le plan cadastral parcellaire.

La DEC recalcule le code MIC au moment de la réception de la requête pour dépôt. Dans le cas où le code MIC calculé par la DEC ne correspond pas au code MIC présent dans le fichier de l'arpenteur-géomètre, le fichier est rejeté et l'arpenteur-géomètre reçoit un avis l'informant que le code MIC du fichier est invalide et que ce fichier est absent. Dans ce cas, l'arpenteur-géomètre doit recalculer le code MIC de son fichier et produire une nouvelle version écrite de celui-ci qui doit être, le cas échéant, signée à nouveau par le propriétaire. Ces documents sont ensuite transmis à la DEC pour dépôt.

Nous avons noté que dans presque tous les cas, le code MIC du fichier de l'arpenteur-géomètre a été rendu invalide par une méconnaissance du fonctionnement du module d'impression certifiée (MIC). Veuillez donc prendre en note les éléments suivants :

• Lorsque le contenu d'un fichier est satisfaisant, vous procédez à la sauvegarde de celui-ci. Par la suite, à l'aide du module d'impression certifiée (MIC), calculez le code MIC. Le code MIC calculé est inséré automatiquement dans le fichier. Vous ne devez pas sauvegarder de nouveau un fichier dont le code MIC a été calculé . Une nouvelle sauvegarde change la date et l'heure du fichier. Comme ces deux paramètres entrent dans le calcul du code MIC, le code MIC calculé par la DEC ne correspondra pas au code MIC généré avant la sauvegarde. 
• Pour les utilisateurs du MAROC : Votre requête doit être accompagnée du fichier de commande de produit et service. Il s'agit d'un fichier possédant l'extension « .CPS ». Ce fichier ne doit jamais être présent dans le répertoire servant au calcul du code MIC des fichiers de la requête. Si ce fichier est présent, le code MIC généré pour le plan cadastral parcellaire sera invalide. 
• Pour les utilisateurs du MAROC : Lors d'un envoi d'une requête pour dépôt, le fichier de commande de produit et service est accompagné de pièces jointes (fichiers de la requête). Ces fichiers sont compressés dans un fichier global (extension « .ZIP »). Le fichier de commande de produit et service ne doit pas être compressé et inclus dans le fichier global. Si ce fichier est présent dans le fichier global, le code MIC généré par la DEC pour le plan cadastral parcellaire sera invalide. 

Le cadastre vertical

Dans le cadre d'une requête de cadastre vertical, la DEC procède à l'examen préliminaire des plans complémentaires. Aucuns frais ne sont exigibles pour le premier retour d'un tel dossier. Dans les territoires rénovés du cadastre du Québec, les arpenteurs-géomètres doivent aussi faire prévalider leurs fichiers. Les étapes de production pour une requête de cadastre vertical sont :

• Prévalidez tous les fichiers de la requête.
• Lorsque le contenu des fichiers est satisfaisant, vous devez produire la version écrite de ceux-ci.
• Les fichiers, leurs versions écrites et la version préliminaire du plan cadastral complémentaire (PC-#####) sont transmis à la DEC pour dépôt.
• La DEC fait la vérification de la requête. Si des modifications doivent être apportées au plan cadastral complémentaire, le premier retour (sans frais) est effectué.
• Une fois le plan cadastral complémentaire corrigé, celui-ci est retourné à la DEC pour dépôt avec tous les documents requis (originaux et copies).

Les lots de contexte

Les lots de contexte, montrés au plan cadastral parcellaire, doivent être ceux actifs au moment où la requête est officialisée.

Si les lots de contexte obtenus au moment de l'extraction ont été remplacés entre la date de cette extraction et la date de réception de la requête pour officialisation, celle-ci peut être déposée sans que les fichiers soient modifiés. En effet, la DEC accepte que des lots bornants soient inactifs depuis 120 jours au maximum.

Cependant, si la configuration des lots de contexte obtenue au moment de l'extraction a été corrigée, la requête ne peut être déposée et les fichiers doivent absolument être modifiés pour permettre l'officialisation. L'arpenteur-géomètre doit faire une nouvelle demande d'extraction pour les lots de contexte et intégrer les nouvelles données à sa requête. Cette modification entraîne la confection d'un nouveau fichier de contexte, le calcul d'un nouveau code MIC, l'impression d'une nouvelle version écrite et, le cas échéant, la signature des propriétaires.

Le fichier des données descriptives (document joint)

Dans le cadre d'une requête de correction d'une donnée descriptive n'affectant pas les données géométriques, le propriétaire doit apposer sa signature au document joint. Pour ce faire, le format d'échange du document joint comprend quatre groupes d'informations.

Le groupe signature propriétaire (SP) est obligatoire dans ce type de requête.

Le groupe bloc signature (BS) n'est utilisé que dans le cas où le propriétaire n'est pas le signataire. Il ne comprend aucun champ. Lorsqu'il est inscrit au fichier des données descriptives, il ne doit jamais être suivi d'un point virgule. Ce groupe se divise en deux sous-groupes (groupe liste signataire (LS) et le groupe signature (SI)).

Les agrandissements

L'arpenteur-géomètre peut faire les agrandissements qu'il juge pertinents. Cependant, c'est la clarté du plan cadastral et la lisibilité de l'information qui sont les critères déterminants. L'expérience actuelle nous montre que les arpenteurs-géomètres ne font pas les agrandissements requis. La DEC se voit donc dans l'obligation d'effectuer un retour avec frais et d'exiger la confection des agrandissements requis.

En cas de doute, sur la clarté du plan cadastral, nous recommandons aux arpenteurs-géomètres de faire l'agrandissement. Les fichiers peuvent ainsi être prévalidés.

Dans le cas où la demande pour un agrandissement vous est faite dans un retour, la prévalidation est impossible. En cas d'erreur, des frais administratifs de retour sont facturés.

N.B.  Un agrandissement en trop ne sera jamais une cause de retour.

Source : Christian Cournoyer, a.-g.
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